走出去”的烦恼 | 美国劳动雇佣法常见问题TOP 10

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“走出去”的烦恼 | 美国劳动雇佣法常见问题TOP 10

2017年6月12日,《纽约时报》刊发一篇名为《中国工厂遇到美国工会》的文章,对在美国投资建厂的中国玻璃大王曹德旺和他的福耀公司面临的劳资纠纷做了报道。文中提到,“在福耀的车间里,已经出现了很大的‘文化冲突’”。福耀还遭到了“一名前经理提起的诉讼,他说自己因为不是中国人而走人。”2016年,福耀公司因违反美国安全规定被联邦职业安全与卫生署处以22.5
万美元的罚款。


为帮助中资企业加深对美国劳动雇佣法律的了解,更加顺利“走出去”,本文对美国劳动雇佣法最常见十大问题进行了梳理和总结,以兹为中国企业提供合规指引。


TOP 1
职位描述
1
、什么是职位描述?
职位描述可以帮助遵守美国人残疾人法案,进行豁免和非豁免的分类,提供确切工作内容和所需技能,帮助设立目标,以及考评和追踪业绩。
2、应避免的陷阱
使用过时的职位描述可能会导致错失雇佣最优秀候选人的机会,并且使绩效管理更加难以实施。
3、应进行的思考
是否每个职位都有对应的职位描述?是否有具体的业务流程来审核职位描述?是否了解每个岗位的基本职责?
4
、怎么做?
及时更新现有的职位描述;保证列出每个职位全部所需技能和经验;去掉过时的技能,如有需要增加新的所需技能;中审核某一点并相应更新职位描述,例如:当某个岗位的职责发生变化或当雇佣新员工时。
TOP 2I-9
表格
1
、什么是I-9表格?
I-9表格是由美国移民改革和控制法案所要求的,用来记录员工在美国工作的资格,所有1986年11月6日之后被雇佣的员工均需填写I-9表格。另外,一些雇主还会被要求使用员工身份电子查证系统。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其在雇佣之前就要求申请者完成填写I-9表格,规定员工必须用哪些可接受的证件来填写I-9表格,未填写I-9表格的所有部分,未重新验证过期证件或证件原件与复印件不一致。
3、应进行的思考
是否每个在1986年11月6日之后雇佣的员工均填写了I-9表格?是否自雇佣日起三年,或自雇佣终止日起一年内(以较晚时间为准)均有保存I-9表格?
4
、怎么做?
在员工入职的第一天就需填写I-9表格;确保员工在自雇佣日起三个工作日内提供恰当的身份和授权工作的证件,如果不能提供相关证件,则该员工必须提供已申请相关证件的收据,同时必须在90天内提供相关证件原件;将I-9表格和员工的一般人事档案分开存放或以电子方式存储;在自雇佣日起三年或自雇佣终止日起一年内(以较晚时间为准)存储I-9表格;如适用,应使用相关电子数据系统(如Paychex HR)在线生成包含过期证件的数据报告用以重新验证程序。


TOP 3员工分类
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、什么是员工分类?
员工分类是美国公平劳动标准法案所必需,用以保护员工免受不公平雇佣行为,将员工划分为豁免或非豁免两类。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其视所有受薪员工为豁免,按职位而不是按工作职责和工资支付方式对员工进行分类,例如:运营经理并不会因其职位名称包含经理一词而自动具备行政豁免资格。
3、应进行的思考
能否解释豁免和非豁免之间的区别?当某个职位分类出现问题时是否咨询了法律顾问?是否同时拥有豁免和非豁免两种职位?
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、怎么做?
熟知豁免和非豁免两种分类;当对某个职位分类出现问题时咨询法律顾问;当分类豁免时应保持一致;当联邦法和各州法发生冲突时,确保选择遵守对员工最有利的可适用法;非豁免员工的工资在最初40个小时必须达到最低工资标准;如果在一个工作周内工作时间超过40个小时,对于超出部分,非豁免员工必须获得正常支付率1.5倍的工资;非豁免员工通常执行的是有既定常规和标准的工作,同时各州工资法可能各不相同并对适用的员工提供更多保护;豁免员工必须在其工资基础上予以支付,如适用必须获得每周至少$455或每年至少$23,660的工资,并且必须满足白领豁免之一的一般职责测试。
TOP 4支付加班费
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、什么是支付加班费?
在一个工作周内工作超过40小时的非豁免员工必须获得至少正常支付率1.5倍的工资支付,并且雇主必须保留完整且正确的加班费支付记录至少三年。工资的正常支付率必须至少达到最低工资标准,并且员工应在支付期间领取薪酬,但某些可免除,例如:由雇主引起的费用支付、因在周末和节假日工作而产生的加班费、奖金(非合同规定必须)、在特殊场合礼物性质的支付或假日、假期和病假工资。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其在计算加班工资时平均两个工作周的工作时间,排除合同上规定的奖金,用补偿时间来代替非豁免员工应得的加班工资,未正确计算拥有两个或多个不同工资支付率的员工应领取的工资或未保留所要求时间内的完整、准确的记录。
3
、应进行的思考
是否有非豁免的员工非自愿将工作带回家继续工作,或在常规工作时间前就开始工作?是否提供补偿时间?是否有非豁免员工在下班后或周末还查看其电邮?
4
、怎么做?
熟知美国劳动部网站上的各种类型的补偿时间,向律师咨询以确保加班费计算和支付惯例遵守美国公平劳动标准法案,计算工资的正常支付率用以确定加班工资的支付率,考虑合同上规定的奖金。
TOP 5手册制度
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、什么是手册制度?
员工手册可用来记录并将公司的政策传达给员工,以建立员工行为基本规则,奠定公司内人际关系的基调,亦能帮助雇主实现其政策和做法保持更加一致。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其未制定手册制度,手册制度不够完善,或未咨询法律顾问就将其员工手册分发出去。
3、应进行的思考
是否有书面手册制度?手册制度是否已咨询法律顾问?是否定期检查以遵守法律法规的变化?是否将员工手册分发给所有新员工?是否保留有员工签名的员工手册回执表?
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、怎么做?
由法律顾问审查员工手册以确保无暗示的就业合同;以一致的方式实施手册制度以避免潜在的歧视索赔;请记住,无论员工手册如何规定,实际操作才是真正实施的制度。
TOP 6工作场所骚扰
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、什么是工作场所骚扰?
骚扰是对受保护阶层歧视的一种形式,并且是违法的。非法骚扰可基于退伍军人身份、军人身份、种族、肤色、宗教、性别、国籍、年龄、身体或精神残疾、遗传信息,或对在联邦、州、地方的其他任何受保护阶层进行非法骚扰。
2
、应避免的陷阱
如果雇主未在其员工手册中包含性/无骚扰的制度,这可能会增加其诉讼风险。雇主亦需了解具体州的要求,其中可能包括该公司在一年内是否以书面形式告知员工公司的性骚扰制度,对主管/经理和/或员工的性骚扰培训,以及强制性告知。
3
、应进行的思考
公司制度是否有注明对于工作场所骚扰的零容忍?是否通过相关政策传达给员工应举报工作场所骚扰的行为,并保证他们不会因此受到报复?公司制度是否列出员工如何举报的程序?是否要求员工签署确认书承认他们已阅读并充分理解公司制度?是否每年都为员工提供无骚扰的培训?是否有为经理和主管提供额外的培训?在制定相关制度和程序时是否考虑过可适用的州要求并将其融入其中?
4
、怎么做?
审查并分发公司书面的性骚扰和无骚扰制度,以及指定管理团队一名成员,对其进行充分的培训以负责应对骚扰投诉。
TOP 7家庭与医疗休假法案
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、什么是家庭与医疗休假法案?
家庭与医疗休假方案适用于在当年度或上一年度20个或以上的工作周、每个工作日雇佣50或以上员工的私人雇主,无论员工人数多少的公共机构(包括州,地方和联邦雇主),以及公共和私立小学和中学。
合理休假的理由包括:生(收养或寄养)孩子,照顾配偶、子女或有严重健康状况的父母,员工自己有严重健康状况,因迫切需要服兵役,或为照顾严重受伤或生病的军人。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其未能理解并遵守家庭与医疗休假法案,或未能认知在休假期间员工可能被哪些法律保护。
3、应进行的思考
员工手册有相关制度规定吗?是否遵守适当的程序以确保完全符合家庭与医疗休假法案吗?
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、怎么做?
美国劳动部网站公布帮助确定有关医疗和残疾相关休假申请的雇主责任的信息,提供有关美国残疾人法案和家庭与医疗休假法案之间交互信息,以及为管理美国残疾人法案与州工人赔偿法之间的关系提供指引。
TOP 8医疗改革
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、什么是医疗改革?
医疗改革是有关患者保护与平价医疗法案和医疗保健和教育协调法案的重要法律。
2、哪些雇主受医疗改革影响?
小型、中型、和大型企业雇主,为家属提供医疗保险的雇主,灵活开支账户(FSA)、健康储蓄账户(HSA)和健康还款计划(HRA)参与者,老人和病人,以及免税的企业。
3、应避免的陷阱
雇主未完全理解医疗改革的规定,不遵守这些规定对雇主的要求。
4、旧有计划
如果雇主有一份在2010323日之前已实施的医疗计划,并且其仍具有保障效应,该计划可不适用部分但不是所有的医疗改革规定。请注意,雇主的旧有计划不可能无限期地不适用该等规定。雇主可通过减少福利或增加费用等重大修正使得旧有计划失去保障效应,例如:增加计划免赔额、共同支付或共同保险。
5、非处方药
除胰岛素和任何根据医生的处方开的非处方药之外,在HSAs, FSAs, HRAs或者医疗储蓄账户(ARCHER MSA)下非处方药不可报销。除药物之外的非处方费用尽管无处方仍可报销。
6、预防性保健覆盖率
提供团体或个人医疗保险的新医疗团体健康计划和健康保险公司必须提供无任何费用分摊要求的建议预防保健,只要是由参与这项计划的医生和其他卫生保健专业人员提供服务。
7W-2表格报告要求
在上一纳税年度提交250份及以上W-2表格的雇主必须上报其员工W-2表格中雇主提供的医疗保险价值。
8、福利、覆盖率和统一术语
根据卫生保健改革、医疗保险公司和团体健康计划必须提供有关健康计划的福利和覆盖率清晰、一致并具有可比性的信息,以便消费者可以轻松地比较健康计划从而选择最能满足他们需求的计划。健康保险公司和团体健康计划还必须提供常用的医疗保险统一术语。
990天等待期
90
天等待期的规定是指任何201411日或以后开始的团体健康计划,其等待期不能超过90天。如果未能遵守,则需支付违约金。
10、强制保险
个人强制保险条款要求,自201411日起,大多数美国公民和合法居民必须购买医疗保险或已有保险,否则需支付违约金。美国最高法院在2012年裁定个人强制保险可以被视为一种税费。
11FSA最高限额
员工医疗自付上限为每年度2,550美元或公司支付最高限额,以较小金额为准。该最高限额自2015年开始按照通货膨胀每年予以调整,2019年公司支付最高限额为2,700美元。
12、小型企业税收抵免
小型企业税收抵免在2014年进行了改革:可全部税收抵免的小型企业可享有高达50%的雇主出资额;希望采取税收抵免的小型企业必须通过建保交易计划向雇员提供医疗保险;自201412日起,税收抵免只在连续两年内有效。
13、雇主共同责任
201511日起,拥有全职员工(包括等同于全职员工)100人或以上的雇主,如果不能向员工和其家属提供最低基本限度的医疗保险,有可能被评估罚款;如果雇主提供的医疗保险被认为是难以负担的或雇主未能提供最低价值,亦有可能被评估罚款;对于拥有50-99名全职员工的雇主,关于这项规定的执行自20161月开始。
14、应进行的思考
医疗改革是如何影响雇主?是否存在旧有医疗计划?是否提供无任何成本分摊要求的建议预防保健?是否在上一年度上报超过250W-2表格?如果是,是否有在W-2表格上标明雇主提供的医疗保险价值?健康保险或团体健康计划是否提供了关于健康保险福利清晰、一致并具有可比性的信息?员工是否能接触到有关福利和覆盖率的概要和常用术语的统一词汇?保险等待期多久,怎样计算天数?是否用过市场上购买的健康保险?
15、怎么做?
具体可参考网址https://www.healthcare.gov/https://www.healthcare.gov/marketplace/b/welcome/
TOP 9任意雇佣
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、什么是任意雇佣?
任意雇佣是指雇主和员工均可无故或在无通知的情况下随时终止雇佣关系,但是如果员工属于被保护阶层,雇主可能不可以终止雇佣关系。
2、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其低估司法例外情形可能对任意雇佣造成的潜在影响,或未能利用渐进式管理来纠正履行和行为问题。
3、应进行的思考
是否在员工手册和实际应用中提及任意雇佣的雇佣关系?是否利用渐进式管理来纠正不正确的履行行为?是否有相关惩戒措施?是否将与员工的谈话记录在案并保存在员工的人事档案中?
4
、怎么做?
了解相关司法例外情形,利用渐进式管理规范员工表现,和明确相关奖惩措施。


TOP 10反歧视
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、什么是反歧视?
美国反歧视法包括:就业年龄歧视法,美国残疾人法案,移民改革和控制法案等。
2
、应避免的陷阱
雇主将面临违反法律的风险,如果其不认真对待投诉并及时进行调查,开除或谴责抱怨歧视的员工,开除威胁要去劳动部或美国职业安全与健康管理局的员工,或开除对违规进行申诉的员工,未建立透明的投诉通道,以及无明文规定鼓励在工作场所反歧视。
3
、应进行的思考
是否有明文规定的反歧视政策?是否以一致的方式处理相关投诉?是否认真的对待所有投诉?
4、怎么做?
采取积极主动的姿态,创造和促进鼓励多样性并且无歧视行为的工作环境,充分利用资源,以及对反歧视问题的惩戒保持一致性。
结语
近年来,中国企业在美国投资高歌猛进。自2016
年至今,中国成为美国最大的外国直接投资来源之一。随之而来的,则是由于缺乏经验导致的高额成本,而文首提及的福耀公司仅仅是广大中资企业在美经营的一个缩影。正是由于中国投资者对美国劳动雇佣法的不了解和不重视,才导致诸多福耀公司走出去的过程中遭遇了来自文化、法律制度等诸多方面的冲击和困境。


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